La legge di riforma della materia condominiale ha introdotto una specifica previsione, l’art. 71-ter disp. att. c.c., ai sensi della quale «Su richiesta dell’assemblea, che delibera con la maggioranza di cui al secondo comma dell’articolo 1136 del codice [ossia, maggioranza degli intervenuti e almeno la metà del valore dell’edificio], l’amministratore è tenuto ad attivare un sito internet del condominio che consenta agli aventi diritto di consultare ed estrarre copia in formato digitale dei documenti previsti dalla delibera assembleare. Le spese per l’attivazione e la gestione del sito internet sono poste a carico dei condomini».
Il condominio si sposta così in rete, in uno spazio virtuale, dove i condomini potranno controllare, da remoto, le proprietà condominiali, prendere visione dei verbali, acquisire informazioni sulla gestione del proprio condominio.
Chi potrà accedere?
L’accesso al sito dovrà essere ovviamente limitato: in particolare, pur potendosi prevedere uno spazio pubblico aperto a tutti, l’area contenente i documenti della vita condominiale dovrà essere necessariamente riservata, accessibile ai soli condomini mediante l’inserimento delle credenziali personali (codice utente e password). Più precisamente, la parte recante notizie di interesse generale potrebbe essere aperta indistintamente a tutti i componenti del condominio; la zona recante le informazioni relative a ciascuna proprietà immobiliare resa accessibile soltanto ai soggetti autorizzati dall’amministratore condominiale.
In questa parte privata, appunto, l’amministratore – o un soggetto eventualmente dal medesimo delegato – inserirà i documenti in formato digitale, i quali potranno così essere agevolmente consultati e “scaricati” dai condomini: la visione e la copia non saranno subordinate alla richiesta all’amministratore – o al rispetto di giorni ed ore prefissate – né al rimborso delle spese per l’estrazione di copia. (Si rammenta che la norma pone invece a carico di tutti i condomini le spese per l’attivazione e per la gestione del sito).
Gli aggiornamenti dei dati. L’amministratore di condominio alimenterà dunque la zona riservata, inserendo in apposite sezioni eventualmente già predisposte i vari dati: anagrafiche di proprietari e affittuari; elenco delle unità immobiliari (con indicazione del responsabile dei pagamenti e dei millesimi corrispondenti); spese divise per voci, importo totale da versare, singoli per millesimi e mesi; stato dei pagamenti in tempo reale; controllo indipendente di zona garage e cantine, con conteggi ad hoc; rendiconti, solleciti e interessi di mora; subentri con riparto; schede tecniche degli strumenti/apparati in uso, con l’indicazione delle scadenze manutentive; elenco fornitori; numeri utili, con possibilità da parte degli utenti di segnalare guasti.
Il sito avrebbe altresì una funzione di archivio: non essendo il materiale cancellabile, di tutti i dati resterebbe lo storico, a prescindere dall’amministratore in carica.
Dal lato delle comunicazioni, si potrebbe poi attivare un servizio di messaggeria – sms o posta elettronica – per l’invio automatizzato di messaggi da inoltrare ai condomini per comunicazioni individuali o massive.
Gli avvisi “telematici”. Come opzione aggiuntiva – e con un costo ulteriore – si potrebbe altresì assegnare a ciascun condomino un indirizzo di posta elettronica certificata, che, si rammenta, è un sistema di posta elettronica con il quale si fornisce al mittente documentazione elettronica, con valenza legale, attestante l’invio e la consegna di documenti informatici.
Per le prerogative che presenta, la PEC potrebbe trasformarsi in un utile strumento di gestione di un edificio condominiale:l’amministratore vi potrebbe così ricorrere in caso di:
- richiesta lavori urgenti/richiesta di una quota per far fronte ad una spesa urgente e straordinaria: accade spesso che gli impianti comuni (autoclave, ascensori) cessino improvvisamente di funzionare, e che l’amministratore si trovi nella necessità di far fronte alle spese urgenti e di far intervenire immediatamente l’impresa per le riparazioni straordinarie degli impianti. In tale ipotesi, la posta certificata potrebbe rivelarsi un utile strumento di comunicazione;
- avviso di convocazione dell’assemblea, dal momento che la PEC è certamente uno strumento pratico, economico, veloce e soprattutto sicuro per quanto concerne la certezza delle comunicazioni. Peraltro, si ricorda che il comma 3 dell’art. 66 disp. att. c.c., come modificato dalla legge n. 220/2012, ha introdotto una regolamentazione più specifica del contenuto e delle modalità di invio di tale atto: si prevede infatti che «L’avviso di convocazione, contenente specifica indicazione dell’ordine del giorno, deve essere comunicato [?] a mezzo di posta raccomandata, posta elettronica certificata, fax o tramite consegna a mani, e deve contenere l’indicazione del luogo e dell’ora della riunione. [?]».
Ad ogni modo, l’uso esclusivo della PEC come strumento comunicativo e informativo in ambito condominiale potrebbe essere, allo stato attuale, poco pratico, dal momento che non tutti i condomini hanno dimestichezza con i nuovi strumenti telematici.
Occhio alla riservatezza. Ciò cui dovrà, però, prestarsi particolare attenzione attiene alle modalità di circolazione di dette informazioni, evitando una consultazione indiscriminata e la diffusione di notizie in violazione della privacy delle persone: le diverse informazioni contenute negli archivi condominiali vanno infatti ben al di là del semplice elenco dei nominativi dei proprietari e, se non opportunamente trattate, potrebbero rivelare notizie anche delicate sui vari abitanti del palazzo.
Condominio e riservatezza: il Garante della privacy individua le regole.
A tale scopo il Garante per la protezione dei dati personali ha recentemente predisposto una breve guida (Il condominio e la privacy, disponibile on line sul sito istituzionale dell’Autorità), contenente una serie di riferimenti pratici e di regole di comportamento per il corretto uso dei dati personali nel condominio: il sintetico manuale prende in considerazione, anche alla luce della recente riforma, i casi che più di frequente emergono nella vita condominiale, dall’assemblea all’accesso agli archivi, dalle comunicazioni agli interessati ai rapporti con l’amministratore.
Con specifico riferimento al sito web condominiale, il Garante chiarisce quindi che «l’amministratore dovrà rendere accessibili con questa modalità solo i documenti adottati dall’apposita delibera assembleare, ad esempio i dati contabili e i verbali approvati. Solo le persone che ne hanno diritto possono consultare ed estrarre copia dei documenti condominiali. Devono quindi essere previste delle procedure, ad esempio l’autenticazione tramite password individuale, che consentano l’accesso sicuro a tali documenti digitali. È necessario prestare particolare attenzione nel caso in cui siano trattati, tra l’altro, i dati sensibili – come quelli che si riferiscono alle condizioni di salute di una persona – o quelli giudiziari».
